Polityka prywatności

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z plików cookies w serwisie internetowym dostępnym pod adresem: https://semstart.pl/ (dalej: „Serwis”).

Administratorem danych osobowych użytkowników Serwisu jest SemStart sp. z o.o. z siedzibą w Toruniu, ul. Juliana Fałata 41,
87-100 Toruń,
NIP: 9562372214 (dalej: „Administrator” lub „my”).

Z Administratorem można kontaktować się:

  • korespondencyjnie: ul. Juliana Fałata 41, 87-100 Toruń,
  • e-mailowo: kontakt@semstart.pl,
  • telefonicznie: +48 783 505 371.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem przy użyciu ww. danych kontaktowych z dopiskiem „Dane osobowe”.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych – wszelkie kwestie dotyczące danych osobowych obsługuje bezpośrednio.

2. Zakres przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
Dane identyfikacyjne i kontaktowe:

  • imię, nazwisko,
  • nazwa firmy, domena,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu.

Dane związane z zapytaniem lub współpracą:

  • treść wiadomości i szczegóły zapytania,
  • informacje o prowadzonej działalności,
  • dane dotyczące umowy, rozliczeń, historii kontaktu.

Dane techniczne i dane o aktywności w Serwisie:

  • adres IP,
  • typ i wersja przeglądarki,
  • typ urządzenia i system operacyjny,
  • dane zbierane przez pliki cookies oraz podobne technologie (np. historia odwiedzin, kliknięcia, źródło wejścia).

3. Cele, podstawy prawne i okres przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. Obsługa zapytań kierowanych przez formularze i bezpośrednio (e-mail, telefon)

  • dane: imię, nazwisko, e-mail, telefon, domena/nazwa firmy, treść wiadomości oraz inne dane podane dobrowolnie,
  • podstawa prawna:
    • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
    • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji, udzielaniu odpowiedzi i budowaniu relacji biznesowych;
    • okres przetwarzania:
      • przez czas prowadzenia korespondencji oraz maksymalnie do 3 lat od końca roku, w którym zakończył się kontakt – w celu obrony ewentualnych roszczeń lub wykazania przebiegu komunikacji.

2. Zawarcie i wykonywanie umów z klientami oraz rozliczenia

  • dane: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane rozliczeniowe (np. NIP, adres siedziby), historia współpracy,
  • podstawa prawna:
    • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy,
    • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych (w szczególności podatkowych i rachunkowych),
    • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – dochodzenie lub obrona przed roszczeniami;
  • okres przetwarzania:
    • przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa (co do zasady 5 lat licząc od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy), a w zakresie dochodzenia roszczeń – do upływu okresu ich przedawnienia.

3. Marketing bezpośredni własnych usług (w tym kontakt telefoniczny i e-mailowy)

  • dane: imię, nazwisko, e-mail, telefon, nazwa firmy, historia kontaktu,
  • podstawa prawna:
    • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promocji własnych usług,
    • w zakresie wymogów przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej (np. zgoda na komunikację marketingową e-mail/telefon) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
  • okres przetwarzania:
    • do czasu zgłoszenia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego lub wycofania zgody na kontakt marketingowy, jednak nie dłużej niż 3 lata od ostatniej aktywności (np. kontaktu, odpowiedzi na wiadomość).

4. Analiza ruchu w Serwisie, statystyka, optymalizacja działania Serwisu (Google Analytics lub podobne narzędzia)

  • dane: adres IP (zwykle w formie zanonimizowanej), identyfikatory cookies, dane o zachowaniu użytkownika na stronie (odwiedzane podstrony, czas spędzony w Serwisie, źródła ruchu),
  • podstawa prawna:
    • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika na stosowanie niefunkcjonalnych cookies (analitycznych, statystycznych), o ile taka zgoda jest zbierana za pomocą banera cookies,
    • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz uzasadniony interes polegający na prowadzeniu analiz statystycznych i poprawie działania Serwisu – w zakresie niezbędnych danych technicznych oraz cookies niezbędnych do działania Serwisu;
  • okres przetwarzania:
    • przez okres obowiązywania danej cookies lub do momentu wycofania zgody – szczegółowe terminy przechowywania wynikają z ustawień przeglądarki i narzędzi analitycznych.

5. Remarketing i prowadzenie kampanii reklamowych online (piksel Meta, inne narzędzia reklamowe)

  • dane: identyfikatory cookies, identyfikatory reklamowe, informacje o aktywności w Serwisie, dane wynikające z integracji z platformami reklamowymi,
  • podstawa prawna:
    • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na użycie marketingowych plików cookies i narzędzi śledzących, wyrażona za pomocą banera cookies lub ustawień przeglądarki;
  • okres przetwarzania:
    • do czasu wycofania zgody lub usunięcia plików cookies, z uwzględnieniem okresów przechowywania ustawionych przez narzędzia reklamowe.

6. Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, obsługa logów serwera i zapobieganie nadużyciom

  • dane: adres IP, data i godzina serwera, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym, dane logów technicznych,
  • podstawa prawna:
    • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa Serwisu, użytkowników i danych, a także na utrzymaniu ciągłości działania usług;
  • okres przetwarzania:
    • co do zasady do 12 miesięcy od zarejestrowania zdarzenia w logach lub dłużej, jeśli wynika to z konieczności wykazania działań w związku z incydentami bezpieczeństwa lub dochodzeniem roszczeń.

4. Odbiorcy danych osobowych

  • Dane osobowe mogą być przekazywane:
    • podmiotom świadczącym usługi informatyczne i hostingowe (w szczególności dostawcy hostingu i serwera),
    • dostawcom narzędzi statystycznych i reklamowych (np. Google, Meta – Facebook/Instagram), w zakresie danych zbieranych przez pliki cookies i podobne technologie,
    • dostawcom usług księgowych, prawnych i doradczych – w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług,
    • osobom współpracującym z Administratorem (pracownicy, współpracownicy, podwykonawcy) – na podstawie upoważnienia lub umów powierzenia przetwarzania danych.
  • Wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych osobowych, zobowiązane są do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych oraz przetwarzania ich zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5. Przekazywanie danych do państw trzecich

  • W związku z korzystaniem z narzędzi takich jak Google Analytics oraz narzędzi reklamowych Meta (Facebook/Instagram), dane użytkowników mogą być przekazywane do państw trzecich, w szczególności do Stanów Zjednoczonych.
  • Tacy odbiorcy, jak Google LLC oraz Meta Platforms, Inc., przystąpili do EU-US Data Privacy Framework, co stanowi podstawę prawną transferu danych do USA zgodnie z decyzją wykonawczą Komisji Europejskiej (tzw. decyzja o adekwatności).
  • W przypadku przekazywania danych do innych państw trzecich Administrator stosuje odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską, chyba że stosowne przepisy przewidują inną podstawę prawną transferu.
  • Możesz uzyskać dodatkowe informacje o stosowanych zabezpieczeniach danych przy transporcie do państw trzecich, kontaktując się z Administratorem.

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

  • Prawo dostępu do danych – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeśli tak, to jakie i w jakim celu.
  • Prawo do sprostowania danych – możesz żądać poprawienia nieprawidłowych danych lub uzupełnienia niekompletnych.
  • Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w przepisach możesz domagać się usunięcia danych, np. gdy dane nie są już potrzebne do celów, w których były zebrane lub gdy wycofasz zgodę.
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania – w przypadkach przewidzianych w przepisach możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych (np. na czas rozpatrywania Twoich zastrzeżeń).
  • Prawo do przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie oraz przesłać je innemu administratorowi.
  • Prawo do sprzeciwu:
    • wobec przetwarzania danych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją,
    • w każdym czasie wobec przetwarzania danych dla potrzeb marketingu bezpośredniego (w tym profilowania marketingowego) – po wniesieniu sprzeciwu nie będziemy dalej wykorzystywać danych w tym celu.
  • Prawo do wycofania zgody – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
  • Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeśli uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO, możesz złożyć skargę do:
    • Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

W celu skorzystania z powyższych praw możesz skontaktować się z Administratorem za pomocą danych wskazanych w pkt 1.

7. Dobrowolność podania danych

  • Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak:
    • brak podania danych kontaktowych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi na zapytanie lub nawiązanie współpracy,
    • brak podania danych wymaganych przepisami prawa (np. danych na fakturze) uniemożliwi realizację obowiązków rachunkowych i podatkowych.
  • W zakresie, w jakim przetwarzanie danych opiera się na Twojej zgodzie (np. zgoda na cookies marketingowe), jej niewyrażenie lub późniejsze wycofanie może ograniczyć dostępność niektórych funkcji Serwisu lub personalizację treści, ale nie uniemożliwi podstawowego korzystania z Serwisu.

8. Pliki cookies i podobne technologie

  • Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie (np. lokalne przechowywanie danych w przeglądarce) w celu:
    • zapewnienia prawidłowego działania Serwisu (cookies niezbędne),
    • analizy statystycznej ruchu w Serwisie (cookies analityczne/statystyczne),
    • prowadzenia działań marketingowych, w tym remarketingu (cookies marketingowe/reklamowe).
  • Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika (komputer, telefon, tablet) podczas korzystania z Serwisu.
  • W ramach Serwisu stosowane są:
    • cookies „sesyjne” – przechowywane do czasu zakończenia sesji przeglądarki,
    • cookies „stałe” – przechowywane przez czas określony w parametrach pliku lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika.
  • Podmiotem zamieszczającym pliki cookies na urządzeniu użytkownika i uzyskującym do nich dostęp jest Administrator, a w przypadku niektórych cookies także dostawcy zewnętrzni (np. Google, Meta).
  • Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami cookies:
    • poprzez ustawienia przeglądarki (blokowanie lub usuwanie cookies),
    • poprzez narzędzie/bannery cookies, jeśli są dostępne w Serwisie.
  • Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności Serwisu (np. prawidłowe wyświetlanie niektórych elementów, zapamiętywanie preferencji).
  • Informacje o zarządzaniu cookies znajdziesz w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej oraz w dokumentacji producenta oprogramowania.

9. Logi serwera

  • Korzystanie z Serwisu wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywany jest Serwis.
  • Każde zapytanie kierowane do serwera jest zapisywane w logach serwera i może obejmować m.in.:
    • adres IP użytkownika,
    • datę i czas serwera,
    • informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym,
    • adres URL żądanego zasobu,
    • informacje o błędach technicznych.
  • Dane z logów serwera są wykorzystywane wyłącznie w celach technicznych, administracyjnych, zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu oraz do tworzenia zbiorczych statystyk.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

  • Dane użytkowników mogą być wykorzystywane do profilowania w celach marketingowych, w szczególności w związku z korzystaniem z narzędzi analitycznych i reklamowych (np. Google Analytics, piksel Meta).
  • Profilowanie może polegać na analizie lub prognozie preferencji, zainteresowań i zachowań (np. na podstawie odwiedzanych podstron lub reakcji na reklamy) w celu lepszego dopasowania treści i ofert.
  • W ramach opisanych działań nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływające w rozumieniu art. 22 RODO.

11. Zmiany Polityki prywatności

  • Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku:
    • zmian w obowiązujących przepisach prawa,
    • zmian w stosowanych technologiach,
    • zmian w sposobie świadczenia usług za pośrednictwem Serwisu.
  • O istotnych zmianach Polityki prywatności Administrator może poinformować użytkowników poprzez komunikat w Serwisie lub drogą e-mailową (jeżeli posiada odpowiednie dane kontaktowe).
  • Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna na stronie: https://semstart.pl/polityka-prywatnosci/.